Zpět na slovník pojmů

Co je synchronizace a sdílení firemních souborů (EFSS)?

Synchronizace a sdílení firemních souborů (EFSS) je softwarová služba, která uživatelům umožňuje bezpečně sdílet a synchronizovat soubory, dokumenty, fotografie a videa mezi zaměstnanci, partnery a zákazníky, kteří používají různá zařízení. Služby EFSS umožňují organizacím používat místní nebo cloudové úložiště v závislosti na jejich potřebách v oblasti zabezpečení a dodržování předpisů. Řada organizací začíná používat technologie EFSS, aby zaměstnancům zamezila v používání spotřebitelských aplikací pro sdílení souborů, které oddělení IT nedokáže spravovat nebo řídit.

Služby EFSS někdy zahrnují funkce pracovních postupů, jako je například úprava souborů, přidávání komentářů nebo sledování verzí dokumentů. Mezi bezpečnostní funkce patří ověřování, šifrování dat nebo uspořádání do kontejnerů. Některé služby dokonce umožňují oddělením IT nastavit podrobné zásady přístupu a řídit tak, kdo má k čemu přístup.

Výhody synchronizace a sdílení firemních souborů

Bezpečné sdílení souborů

Když společnost neposkytuje službu synchronizace a sdílení souborů, často dochází k tomu, že zaměstnanci používají vlastní nástroje, které znají. Oddělení IT nemá žádnou kontrolu nad uchováváním a sdílením dat a případné narušení zabezpečení dat tak může zjistit až příliš pozdě. Riziko je ještě vyšší, když zaměstnanci používají vlastní nástroje ke sdílení souborů se třetími stranami.

Ve službě EFSS se kombinuje praktická a jednoduchá služba sdílení osobních souborů a podnikové funkce s cílem zvýšit produktivitu uživatelů – a zároveň i zabezpečení, flexibilitu a míru kontroly pro oddělení IT. Některé služby zahrnují pokročilé ovládací prvky zabezpečení a funkce pro dodržování předpisů, např.:

  • Možnost použití místního nebo cloudového úložiště 
  • Řízení přístupu na podrobné úrovni, zabezpečené ověřovací protokoly a zásady autorizace
  • Vzdálené vymazání, uzamknutí zařízení, ochrana heslem, seznamy povolených/zakázaných adres a zásady vypršení platnosti dat 
  • Sledování a kontrola aktivity uživatelů v reálném čase
  • Integrace se službami podnikového adresáře, která zjednodušuje ověřování a zřizování uživatelů 
  • Omezení nahrávání a stahování, data vypršení platnosti souborů a omezení přístupu na základě umístění sítě

Přístup odkudkoliv

Lidé už při práci nemusí používat jediné zařízení nebo kancelář, které jsou ve vlastnictví podniku. Dnešní pracovníci, jejichž mobilita se neustále rozšiřuje, očekávají, že budou mít přístup ke všemu, co potřebují, z libovolného zařízení a místa, a v prostředí, které znají.

Služby EFSS zpřístupňují mobilní pracovní prostředí na základě toho, že uživatelům umožňují synchronizovat soubory napříč všemi zařízeními a snadno a získat přístup k tomu, co potřebují, z libovolného místa.

Prevence ztráty dat a zotavení po havárii

Data centrálně uchovávaná a spravovaná ve službě EFSS jsou lépe chráněná před úniky, ke kterým může dojít v důsledku kybernetického útoku, ztráty či odcizení zařízení nebo chyby zaměstnance. Služby EFSS usnadňují zálohování a zabezpečení dat.

Pracovní postupy a spolupráce na dokumentech

Vyvíjejí se další služby EFSS, které budou zahrnovat funkce pracovních postupů a spolupráce na obsahu, například:

  • Správa dokumentů která zajišťuje bezpečnou výměnu interních i externích dokumentů, včetně smluv, návrhů, nástrojů pro školení, dokumentů pro přijímání nových pracovníků, kontrol výkonu, marketingových materiálů, prodejních prezentací a informací o produktech.
  • Právně zavazující elektronické podpisy
  • Automatická upozornění, která uživatelům připomínají, že mají zkontrolovat a/nebo schválit žádost
  • Automatizace pracovních postupů pomocí integrovaných procesů spoluvytváření, zpětné vazby a schvalování
  • Kontrola verzí, aby zaměstnanci mohli sledovat změny dokumentů v rámci několika datových zdrojů a zařízení

Přečtěte si další informace o tom, jak vám Citrix může pomoci v oblasti potřeb, které máte v oblasti synchronizace a sdílení souborů nebo spolupráce na obsahu.

Další zdroje:

Mobilní produktivita a synchronizace a sdílení souborů
Zajištění bezpečného sdílení a uchovávání souborů
Flexibilní možnosti datového úložiště s řešením EFSS
Škálovatelnost a spolupráce na obsahu na podnikové úrovni